Privacyverklaring Stichting Halve van Katwijk

Bovenkant formulier

Privacyverklaring

Versie 2021-1

Toelichting 


Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is Stichting Halve van Katwijk verplicht om personen duidelijk te informeren wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot u als persoon. Dit kan direct of indirect het geval zijn. Deze privacyverklaring geeft inzicht in welke persoonsgegevens en persoonlijke informatie door Stichting Halve van Katwijk worden verzameld en hoe hiermee wordt omgegaan.


Van wie verwerken wij persoonsgegevens?


Wij verwerken gegevens van de volgende personen:

  • Deelnemers aan evenementen die worden georganiseerd door de Stichting Halve van Katwijk.
  • Personen die in het kader van een dienstverband met de Stichting of als vrijwilliger werkzaamheden verrichten ten behoeve van de Stichting;
  • Derden, waaronder sponsoren. Onder deze categorie vallen tevens personen die werkzaam zijn bij organisaties waarmee we een overeenkomst hebben, waarmee we samenwerken, indirect een relatie hebben (gehad), een relatie aan willen gaan of andere personen waarmee we contact onderhouden.

Welke gegevens verwerken wij?

De gegevens die wij verwerken van deelnemers van door de Stichting georganiseerde evenementen zijn de voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres en bank- en betaalgegevens.

De gegevens die van medewerkers of vrijwilligers die wij verwerken, zijn de voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer, het e-mailadres, bank- en betaalgegevens en indien van toepassing, informatie over de gevolgde (trainers)cursussen en opleidingen.

Ten aanzien van derden, waaronder sponsoren bestaan de gegevens die wij verwerken in elk geval uit de voornaam, achternaam, het e-mailadres en telefoonnummer van de persoon waarmee de Stichting contact onderhoudt. 


Op welke juridische grondslagen?


Op basis van De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag Stichting Halve van Katwijk alleen persoonsgegevens verwerken op basis van een van de in de AVG genoemde juridische grondslagen. Stichting Halve van Katwijk verwerkt persoonsgegevens indien er sprake is van toestemming van de betrokken persoon of indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst.

Persoonsgegevens van deelnemers verwerken wij op grond van de overeenkomst tot deelname die is aangegaan tussen de Stichting en de deelnemers.

Persoonsgegevens van medewerkers of vrijwilligers verwerken wij op basis van een arbeids- of vrijwilligersovereenkomst of op basis van toestemming hiertoe van de betreffende personen.

Persoonsgegevens van derden, waaronder sponsoren, worden verwerkt op grond van de sponsorovereenkomst of een overeenkomst van andere aard die tussen de Stichting en de derde is gesloten, dan wel op basis van toestemming indien er van een dergelijke overeenkomst geen sprake is.


Voor welke doeleinden?  

De gegevens van deelnemers verwerken wij om uitvoering te geven aan de deelname aan het evenement. Ook in dit verband gebruiken wij de gegevens om deelnemers op de hoogte te kunnen houden van nieuws en ontwikkelingen omtrent het evenement of om zo nodig contact op te nemen. De bank- en betaalgegevens zijn noodzakelijk om het inschrijfgeld af te boeken.

De gegevens van werknemers of vrijwilligers worden gebruikt om uitvoering te geven aan het dienstverband of de werkzaamheden van vrijwilligers. Bank- en betaalgegevens zijn noodzakelijk om, indien van toepassing, een geldelijke vergoeding te voldoen.

De gegevens van derden verwerken wij om uitvoering te kunnen geven aan de samenwerking of sponsorovereenkomst en met het oog op de communicatie tussen de Stichting en de derde.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens voor de hierboven uiteengezette doeleinden.


Wie heeft inzicht in deze gegevens?


De persoonsgegevens van werknemers, vrijwilligers en derden zijn uitsluitend te raadplegen door de bestuurders van Stichting Halve van Katwijk.

Ten aanzien van deelnemers zijn de persoonsgegevens tevens te raadplegen door de organisatie van het evenement.

Voor de administratieve afhandeling van de inschrijvingen maakt de Stichting gebruik van de diensten van Inschrijven.nl. Daarnaast wordt er voor de tijdsregistratie en publicatie van uitslagen gebruik gemaakt van de diensten van Racetimer Europe. De Stichting heeft met deze partijen verwerkersovereenkomsten afgesloten om te waarborgen dat ook deze partijen uw gegevens verwerken conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).


Beëindiging gegevensbewaring en borging


Stichting Halve van Katwijk zal de geregistreerde persoons- en contactgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verkregen. Tenzij een wettelijke regeling ons verplicht om de betreffende gegevens langer te bewaren, verwijderen wij deze uiterlijk twee jaar na het einde van de deelname, het dienstverband, het vrijwilligerswerk, de sponsorovereenkomst of andere vorm van samenwerking, dan wel direct na uw verzoek tot het verwijderen van de gegevens.
Het voorgaande geldt niet voor gegevens waarvoor de fiscale bewaartermijn van 7 jaar van toepassing is.  


Inzage en verwijdering van gegevens

Indien uw persoonsgegevens door ons verwerkt worden, heeft u het recht

  • uw persoonsgegevens in te zien;
  • uw persoonsgegevens te wijzigen;
  • uw persoonsgegevens te verwijderen;
  • uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
  • om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens;
  • om een beroep te doen op het recht op dataportabiliteit.

Een verzoek ter uitoefening van uw rechten kunt u richten aan organisatie@halvevankatwijk.nl. Op uw verzoek wordt zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen 2 weken, gereageerd. 


Publicatie van foto’s op de website en sociale media


In voorkomend geval publiceren wij, overeenkomstig hetgeen bepaald is in onze algemene voorwaarden, foto’s of video’s waarop deelnemers en bezoekers van door de Stichting georganiseerde evenementen in beeld zijn gebracht op onze website, www.halvevankatwijk.nl, en onze sociale media.


De deelnemer of de bezoeker die op dit beeldmateriaal zichtbaar is, kan te allen tijde en zonder opgave van redenen een verzoek tot verwijdering van het beeldmateriaal indienen.
Indien de deelnemer of de bezoeker jonger is dan 16 jaar, dan kan dit verzoek worden ingediend door een wettelijke vertegenwoordiger.
De Stichting zal er naar aanleiding van dit verzoek zorg voor dragen dat het betreffende beeldmateriaal van de website en/of de sociale media wordt verwijderd.  


Beveiliging van gegevens 


Stichting Halve van Katwijk heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben de personen die uw persoonsgegevens kunnen raadplegen een geheimhoudingsplicht. Toegang tot persoonsgegevens wordt enkel verstrekt aan personen die deze toegang nodig hebben voor het uitoefenen van zijn of haar functie. Daarnaast zijn de gegevensdragers waarop de persoonsgegevens zijn opgeslagen voorzien van firewalls en virusscanners en worden er periodiek back-ups van gegevens gemaakt. Wij evalueren op regelmatige basis genoemde beveiligingsmaatregelen.


Klachten


Mocht u niet tevreden zijn over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen


Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring aan te passen. Wij adviseren u daarom de inhoud regelmatig te bekijken. De geldende versie zal beschikbaar zijn op onze website en kan daar worden geraadpleegd.


Toepasselijk recht


Op de Privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing.